Politica de confidențialitate

Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 13 octombrie 2026

Această politică explică modul în care TopManager („Platforma”, „noi”) colectează, folosește, stochează, partajează și protejează datele cu caracter personal atunci când vizitați site-ul https://topmanager.ro, când folosiți aplicațiile web TopManager (back-office-ul, magazinele online construite pe Platformă și API-ul public) și când conectați la TopManager un cont terț, de exemplu un cont Google.

Pe scurt: prelucrăm doar datele necesare pentru serviciile cerute de dumneavoastră sau de organizația dumneavoastră, nu vindem date personale, nu le folosim pentru publicitate, iar datele Google la care ne permiteți accesul sunt folosite doar pentru funcțiile pe care le-ați activat, conform Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințelor Limited Use (vezi secțiunea 6).

1. Cine suntem

TopManager este o platformă cloud de tip ERP și management al afacerii (SaaS), dezvoltată și operată de TopDev Systems, societate înregistrată în România, împreună cu partenerul său Allbim.

Contact pentru orice întrebare sau cerere privind datele personale: office@topdev.ro.

2. Rolul nostru: operator și persoană împuternicită

  • Ca operator, prelucrăm datele vizitatorilor site-ului public, datele trimise prin formularul „Cere o ofertă” și datele persoanelor care au un cont de utilizator TopManager (date de identificare, autentificare și securitate).
  • Ca persoană împuternicită, prelucrăm datele de business pe care clienții noștri (firmele care folosesc Platforma, „tenanți”) le stochează în TopManager: clienții, contactele, facturile, comenzile, produsele, angajații, calendarele lor etc. Pentru aceste date operatorul este tenantul, care decide de ce și cum sunt prelucrate; noi acționăm doar la instrucțiunile lui, conform Termenilor și condițiilor și acordului de prelucrare a datelor aplicabil. Dacă sunteți clientul unuia dintre tenanții noștri (de exemplu cumpărător într-un magazin online construit pe TopManager), adresați-vă mai întâi acelei firme pentru orice cerere privind datele dumneavoastră.

3. Ce date colectăm

3.1 Date pe care ni le furnizați

  • Date de cont: nume, adresă de email, nume de utilizator, parolă (păstrată doar sub formă de hash ireversibil), firma pentru care lucrați, rolul și drepturile dumneavoastră, preferințe de limbă și de interfață.
  • Cereri de contact și de ofertă: nume, firmă, email, telefon și mesajul trimis prin site.
  • Conținut de business introdus de tenanți și de utilizatorii lor: date despre clienți și parteneri (nume, date de contact, adrese, coduri fiscale), facturi, comenzi, plăți, produse, stocuri, documente și fișiere, sarcini și proiecte, evenimente din calendar, mesaje de chat, emailuri și SMS-uri trimise prin Platformă.

3.2 Date colectate automat

  • Date tehnice și de securitate: adresa IP, tipul browserului, dispozitivul și sistemul de operare, data și ora accesării, paginile cerute, jurnale de erori și jurnale de audit ale acțiunilor importante (de exemplu autentificări și modificări de date).
  • Cookie-uri și tehnologii similare: vezi secțiunea 9.

3.3 Date din servicii terțe pe care le conectați

Doar atunci când dumneavoastră sau organizația dumneavoastră le conectați explicit: Google (vezi secțiunea 6), procesatori de plăți online, firme de curierat, ANAF (e-Factura / e-Transport), furnizori de SMS și email și furnizorul de inteligență artificială ales de organizația dumneavoastră.

4. Cum folosim datele și în ce temei

ScopTemei legal (GDPR, art. 6)
Furnizarea Platformei: crearea și securizarea conturilor, autentificarea, stocarea și afișarea datelor organizației, funcționarea modulelor folosite (facturare, comenzi, calendare, integrări, notificări).Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b); pentru datele tenanților, la instrucțiunile acestora.
Răspunsul la cererile de ofertă și de suport.Demersuri înaintea încheierii unui contract / interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. b și f).
Securitate, prevenirea fraudei și a abuzurilor, depanare, copii de siguranță.Interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. f).
Obligații fiscale și legale (de exemplu e-Factura, evidențe contabile).Obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. c).
Statistici ale site-ului (Google Analytics pe paginile publice) și cookie-uri neesențiale.Consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. a), pe care îl puteți retrage oricând.

Nu vindem date personale, nu le folosim pentru publicitate sau pentru profilare în scop de marketing și nu luăm decizii cu efecte juridice bazate exclusiv pe prelucrare automată.

5. Funcții de inteligență artificială

Unele funcții TopManager (de exemplu asistentul AI sau generarea de conținut) pot trimite date unui furnizor de inteligență artificială (precum Anthropic, OpenAI sau un model găzduit propriu). Aceste funcții sunt activate doar de organizația dumneavoastră, cu propriul cont și propria cheie API la furnizor, și rulează doar când un utilizator le cere. Se trimit doar datele necesare pentru acea cerere, folosite doar pentru a produce răspunsul afișat utilizatorului, iar asistentul poate citi doar datele pe care acel utilizator are deja dreptul să le vadă. Nu folosim și nu permitem folosirea datelor dumneavoastră pentru antrenarea sau îmbunătățirea unor modele generale de AI sau de machine learning.

6. Datele de utilizator Google

TopManager permite utilizatorilor să își conecteze contul Google, de exemplu pentru autentificarea cu Google sau pentru sincronizarea calendarelor TopManager cu Google Calendar. Conectarea unui cont Google este întotdeauna opțională și pornește de la utilizator, care vede ecranul de consimțământ Google cu lista exactă a ceea ce se cere și poate refuza.

6.1 La ce date Google avem acces

  • Profilul de bază (scope-urile openid, email, profile): numele, adresa de email și poza de profil, folosite pentru a vă identifica și a lega contul Google de contul TopManager.
  • Google Calendar, doar dacă activați sincronizarea calendarelor:
    • https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendarlist.readonly - lista calendarelor dumneavoastră (nume, culori, fus orar), ca să alegeți care se sincronizează;
    • https://www.googleapis.com/auth/calendar.events - evenimentele calendarelor alese (titlu, descriere, început și sfârșit, locație, recurență, mementouri, participanți), pentru a le afișa în TopManager și pentru a crea, modifica sau șterge în Google evenimentele pe care le schimbați în TopManager;
    • https://www.googleapis.com/auth/calendar.app.created - pentru a crea și administra doar calendarele create de TopManager în contul dumneavoastră Google.

Nu cerem acces la Gmail, Google Drive, contacte sau la alte date Google.

6.2 Cum folosim datele Google

  • Exclusiv pentru a furniza funcțiile vizibile utilizatorului pe care le-ați activat: autentificarea și sincronizarea în ambele sensuri dintre calendarele TopManager și calendarele Google (afișarea evenimentelor Google în TopManager, scrierea în Google a evenimentelor adăugate, modificate sau șterse în TopManager, mementouri).
  • Datele Google nu sunt folosite pentru publicitate, nu sunt vândute, nu sunt folosite pentru crearea de profiluri și nu sunt folosite pentru dezvoltarea, îmbunătățirea sau antrenarea unor modele generale de AI sau de machine learning.
  • Personalul nostru nu citește datele dumneavoastră Google, decât cu permisiunea dumneavoastră explicită pentru o cerere de suport, când este necesar din motive de securitate (de exemplu investigarea unui abuz) sau pentru respectarea legii.

6.3 Cum stocăm și protejăm datele Google

  • Token-urile OAuth (de acces și de reîmprospătare) sunt stocate în baza de date a organizației dumneavoastră, pe serverele noastre, nu sunt afișate niciodată în interfață și sunt folosite doar de Platformă pentru a apela API-urile Google în numele dumneavoastră.
  • Evenimentele sincronizate sunt stocate în calendarele TopManager ale organizației, cu aceeași protecție ca restul datelor ei: conexiuni criptate (HTTPS / TLS), acces limitat prin roluri și drepturi, baze de date separate pentru fiecare organizație, copii de siguranță și jurnale de acces.

6.4 Cu cine partajăm datele Google

Datele Google sunt afișate doar dumneavoastră și persoanelor cărora organizația dumneavoastră le-a dat acces la calendarele respective în TopManager. Nu transferăm datele Google către terți, cu excepția: (a) furnizorilor de infrastructură care găzduiesc Platforma, ce acționează la instrucțiunile noastre; (b) situației în care un utilizator al organizației dumneavoastră pune explicit asistentului AI o întrebare despre calendarul său - atunci se trimit furnizorului AI ales de organizație doar evenimentele necesare răspunsului, exclusiv pentru a produce acel răspuns (vezi secțiunea 5); (c) situațiilor impuse de lege; (d) unei fuziuni sau achiziții, cu informarea utilizatorilor.

6.5 Păstrarea și ștergerea datelor Google

Datele Google sunt păstrate doar cât timp conexiunea este activă. Puteți deconecta oricând contul Google din TopManager sau din setările contului Google, la https://myaccount.google.com/permissions. La deconectare ștergem token-urile stocate și oprim orice sincronizare; evenimentele deja copiate în calendarele TopManager rămân acolo ca parte a datelor de calendar ale organizației, le puteți șterge oricând și sunt șterse la închiderea contului organizației. Ne puteți cere ștergerea datelor Google și la office@topdev.ro; dăm curs acestor cereri în cel mult 30 de zile.

6.6 Utilizare limitată (Limited Use)

Utilizarea de către TopManager a informațiilor primite de la API-urile Google și transferul lor către orice altă aplicație respectă Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele Limited Use (utilizare limitată).

7. Cu cine partajăm datele

Partajăm date personale doar în măsura necesară furnizării Platformei, cu:

  • Furnizori de infrastructură și găzduire (servere, baze de date, copii de siguranță, livrarea emailurilor), obligați prin acorduri de confidențialitate și de prelucrare a datelor;
  • Servicii conectate de organizația dumneavoastră, doar în scopul integrării respective: procesatori de plăți, firme de curierat, furnizori de SMS și email, furnizorul AI ales, Google, ANAF pentru e-Factura și e-Transport;
  • Google, pentru statisticile site-ului (Google Analytics, doar cu consimțământ) și protecția anti-spam a formularelor (Google reCAPTCHA);
  • Autorități publice, când legea ne obligă.

Când datele sunt transferate în afara Spațiului Economic European, ne bazăm pe decizii de adecvare sau pe Clauzele Contractuale Standard ale Comisiei Europene.

8. Cât timp păstrăm datele

  • Datele de business ale tenanților: cât timp abonamentul organizației este activ; după încetare sunt șterse sau returnate conform contractului, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm.
  • Conturile de utilizator: până la ștergerea contului de către organizație sau la cererea dumneavoastră.
  • Cererile de ofertă și corespondența: cel mult 3 ani de la ultimul contact.
  • Jurnalele de securitate și de audit: cât este necesar pentru securitate, de regulă cel mult 12 luni.
  • Documentele fiscale și contabile: pe durata impusă de legislația română.

Folosim cookie-uri strict necesare (sesiune, autentificare, protecție împotriva falsificării cererilor, alegerea privind cookie-urile), cookie-uri de preferințe (limbă, temă, setări de interfață) și, pe paginile publice și doar cu acordul dumneavoastră, cookie-uri de statistică (Google Analytics). Google reCAPTCHA protejează formularele împotriva spamului. Puteți gestiona cookie-urile din bannerul de consimțământ și din setările browserului.

10. Securitate

Protejăm datele prin conexiuni criptate (HTTPS / TLS), parole păstrate ca hash, o bază de date separată pentru fiecare organizație, control al accesului pe roluri, limitarea frecvenței cererilor, jurnale ale acțiunilor importante, copii de siguranță regulate și acces limitat al personalului, strict la nevoie. Niciun sistem nu este perfect sigur, dar luăm măsuri rezonabile și, acolo unde legea o cere, notificăm autoritatea și persoanele afectate de o încălcare a securității datelor.

11. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR aveți dreptul de acces la date, de rectificare sau ștergere, de restricționare sau de opoziție la prelucrare, dreptul la portabilitatea datelor și dreptul de a vă retrage oricând consimțământul. Pentru exercitarea lor scrieți la office@topdev.ro; răspundem în cel mult o lună. Pentru datele despre dumneavoastră stocate de o organizație în TopManager, transmitem cererea acelei organizații, care este operatorul. Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal - ANSPDCP (www.dataprotection.ro).

12. Copii

TopManager este o platformă pentru afaceri, nu se adresează copiilor sub 16 ani și nu colectăm cu bună știință datele lor personale.

13. Modificări ale politicii

Putem actualiza această politică atunci când Platforma sau legislația se schimbă. Versiunea în vigoare este publicată mereu la https://topmanager.ro/privacy-policy, cu data ultimei actualizări în partea de sus; modificările importante sunt anunțate utilizatorilor în Platformă sau prin email.

14. Contact

TopDev Systems - email: office@topdev.ro - site: https://topmanager.ro.